20 HERRAMIENTAS ANTI-CAOS PARA AGENCIAS Y PRODUCTORAS

Bienvenido a Despega Creativo, en dónde todas las semanas te doy tácticas, herramientas y consejos para vender más y crecer tu negocio creativo.

Hoy en 3 minutos te muestro las mejores herramientas para acabar con el caos en tu empresa.

COLABORACIÓN

Google Drive:

Para todo lo que uno maneja en conjunto y que puede ir en una tabla, como la lista de contraseñas de acceso.

También para todo lo que es escrito en colaboración, como guiones y posts y copies.

Lo mejor es que es instantáneo y se pueden dejar comentarios y feedback.

Notion:

Acá puedes organizar TODA la empresa, montar flujos de trabajo, asignar tareas…

Además puedes enlazar tu cuenta de Google Drive y todo funciona en conjunto.

Aquí hay todo un mercado de plantillas hechas por usuarios, entonces solo es buscar lo que necesitas, comprarlo, copiar, pegar y listo.

Frame.io:

Para colaborar en edición de video y dar comentarios, es una herramienta de Adobe que no puede faltar para refinar la calidad de los videos que produzcas.

COMUNICACIÓN

Slack: 

Cuando tienes equipos que van creciendo y un solo chat grupal no aguanta, entra Slack. Puedes armar grupos, canales de anuncios, subir archivos, colaborar, comentar. 

Es especialmente útil si trabajas remoto, porque esta se convierte en una oficina virtual para trabajar con toda la eficiencia.

Telegram:

Inicialmente parece “solo un chat” pero ahora tiene tantas funcionalidades que también le hacen la vida muy fácil a una empresa que organiza su comunicación acá. 

Grupos, canales, total privacidad, videollamadas…

y además la ventaja de Telegram sobre Slack, es que Telegram es gratis.

Loom:

Yo he hablado de Loom como una herramienta para enviar correos en frío, pero para la comunicación interna es muy bueno por la habilidad de grabar videos de lo que haces…

Si hay un proceso nuevo, lo grabas en loom con dos clics y lo compartes con el equipo y…

¡BOOM!

Ya tienes un video que explica algo y que queda grabado por si llega alguien nuevo…

En serio es muy fácil y muuuuy útil.

Zoom: 

Es obligatorio si vas a trabajar remoto, es el mejor servicio de videollamadas, nada que hacer. 

Lo bueno es que sirve para las comunicaciones con tu equipo y también con tus clientes, entonces el precio se paga solo.

AGENDA

Google calendar:

Es gratis y muy versátil, lo único que le falta es que alguien te pueda citar desde un link por ejemplo para llamadas de ventas…

Por eso las otras dos opciones son…

Calendly:

El software de agendamiento de citas más popular, es fácil de usar y es clave si en tus anuncios le dices a los clientes potenciales que agenden una llamada contigo.

Tidycal:

Es lo mismo que calendly, pero a menor precio y con plan de por vida, lo que lo hace una excelente opción.

PARA TU SISTEMA DE VENTAS

Pipedrive:

Un CRM te hace la vida 100 veces más fácil. Te ayuda a recordar en qué etapa está el negocio, lo que ha pasado antes, el contexto y tus datos de desempeño.

Este es el que yo uso todos los días. 

Hubspot:

El CRM más popular del mundo, es muy útil y casi todas las funcionalidades de ventas son gratis. Es un buen lugar para empezar.

Apollo: 

Para conseguir los contactos de potenciales clientes para escribirles un correo o llamarlos…

Esencial si quieres tener un flujo de clientes todo el tiempo.

OTRAS COSAS QUE NECESITAS

Un dominio que compras en Cloudflare o Godaddy…

Después con ese dominio es OBLIGATORIO montar un correo profesional con ese dominio y lo puedes hacer en google workspace que es muy barato…

Ya que tienes un dominio, puedes hacer tu sitio web con Wordpress o Squarespace

y seguro no te lo tengo que decir, pero en todos los negocios creativos tenemos que enviar archivos pesados en algún momento, yo recomiendo Wetransfer o Dropbox, son fáciles de usar y no son muy caros.

LO MÁS IMPORTANTE

Con cualquier software que estés usando, lo importante es crear los sistemas para usarlos, porque el problema es que uno puede adoptar el software y que todo siga en caos…

Un sistema es que por ejemplo tú y tu equipo usen las herramientas que tienen y se pongan de acuerdo en qué usar para qué y en dónde está todo…

Por ejemplo:

“Las notas de la reunión con el cliente las dejo en Pipedrive, la versión inicial de propuestas la escribimos en google drive en la carpeta de propuestas…los links de todo esto tienen que ir en las sección de clientes en Notion…etc…”

Si todo tiene sistemas y procesos, en el software que sea, te vas a hacer la vida mucho más fácil.